SmartMail

Smartmail har været afprøvet i en række kommuner gennem to signaturprojekter siden 2019. Efter anden afprøvning af systemet fra 2020 - 2021 er projektet implementeret i de 6 nævnte kommuner.

SmartMail anvender en hybridløsning, der kombinerer machine learning-baseret sortering, med regelbaseret sortering. Den primære teknologi bag løsningen er NLP (Natural Language Processing). Systemet bruger deep neural networks til at automatisere gennemgang og sortering af indgående e-mails. E-mails, der med høj præcision kan fordeles automatisk, håndteres af systemet, mens andre mails enten behandles efter faste regler eller sendes til manuel behandling. 

Algoritmen er trænet med historisk data om mailfordeling fra kommunernes tidligere manuelle sortering af henvendelser, herunder metadata som vedhæftede filer, headers og HTML-kode. Systemet bliver løbende bedre til at fordele på baggrund af erfaring. 

Mails, der ikke kan fordeles med høj pålidelighed, sendes til manuel behandling.

Projektet tog afsæt i et pilotprojekt gennemført af Norddjurs, Favrskov og Syddjurs Kommune i første halvår af 2019. Der blev identificeret behov for at afklare det juridiske grundlag, herunder databehandleraftaler. Systemet er blevet afprøvet af flere omgange i en række kommuner. En andel af de kommuner, der har afprøvet systemet, har valgt ikke at implementere det. Vejle Kommune for eksempel, vurderede ikke potentialet højt nok, i forhold til eksisterende arbejdsgange og regler for fordeling af indkommende digital post. Andre kommuner har gode erfaringer med systemet. Norddjurs Kommune har ved anvendelse af løsningen, oplevet en reduktion i den tid der bruges på fordeling af post, på ca. 66 pct. i forhold til tidligere.

Systemet skal bidrage til at nedsætte sagsbehandlingstiden for borgere og samtidig sikre gennemsigtighed og rettidig journalisering i sagsbehandlingen i kommuner. Blandt de kommuner, der har valgt at implementere systemet, peges der desuden på, at systemet bidrager til mere præcis fordeling, og at der er færre øjne på følsom post.