RoboRef

RoboRef blev officielt lanceret den 15. november 2024. Implementeringen af systemet i danske kommuner og offentlige institutioner har været en gradvis proces, der startede med en testfase i udvalgte kommuner. Nogle af de tidlige adoptører, såsom Roskilde, Vejle og Aarhus, begyndte at anvende systemet kort efter lanceringen. Andre kommuner har planlagt en mere gradvis implementering, der strækker sig ind i 2025 og muligvis længere. 

Implementeringsplanerne varierer afhængigt af den enkelte kommunes ressourcer, tekniske infrastruktur og interne processer. Nogle kommuner har valgt at implementere RoboRef i specifikke afdelinger først, såsom jobcentre eller borgerservice, før de udvider brugen til andre områder. 

RoboRef anvender kunstig intelligens (AI) på flere niveauer i processen med at generere automatiske referater. RoboRef benytter talegenkendelse, en form for AI der er trænet til at omdanne lyd til tekst. Denne teknologi er optimeret til at håndtere forskellige accenter, dialekter og fagsprog, hvilket er særligt relevant i en kommunal kontekst med varierende samtaleemner og deltagere. 

Efter transskriptionen anvender systemet natural language processing (NLP) algoritmer. Disse AI-modeller analyserer den transskriberede tekst for at identificere nøgleord, hovedpunkter og sammenhænge i samtalen. NLP-teknologien hjælper med at skelne mellem væsentlig og mindre væsentlig information i mødet. 

Dernæst bruger RoboRef generativ AI, sandsynligvis baseret på store sprogmodeller, til at sammenfatte informationen og producere et struktureret referat. Denne del af systemet er trænet til at generere sammenhængende tekst, der følger standardformater for referater, herunder at organisere indhold i relevante sektioner som dagsorden, beslutninger og handlingspunkter. Systemet inkorporerer også maskinlæring for kontinuerligt at forbedre sin ydeevne.  

RoboRef er blandt andet blevet testet i Roskilde, Vejle, Hillerød, Helsingør, Holbæk, Middelfart, Næstved, Rødovre, Aarhus, Gladsaxe og Sønderborg. 

Vejle Kommune har testet RoboRef på interne møder i form af afdelingsmøder og sygefraværssamtaler. Og Roskilde Kommune har testet løsningen i borgermøder i deres jobcenter. 

Først og fremmest handler det om at frigøre tid og ressourcer. Mødedokumentation er en tidskrævende opgave, som optager mange timer i kommunerne. Ved at automatisere denne proces kan medarbejderne potentielt bruge mere tid på kerneopgaver og direkte borgerkontakt. I Jobcenter Roskilde, for eksempel, vurderes det, at der bruges 15-20 minutter på notatskrivning for hver af de 28.000 årlige samtaler. 

Derudover sigtes der med RoboRef, mod at forbedre kvaliteten af referater og notater. Ved at anvende tale-til-tekst teknologi og generativ AI kan systemet potentielt minimere risikoen for fejl i journalnotaterne og sikre mere præcise referater. Dette kan bidrage til bedre forvaltning og klarere beslutningsprocesser. 

Systemet er også designet til at øge nærværet i møder og samtaler. Ved at automatisere notatskrivningen kan medarbejderne være mere til stede og fokusere på dialogen med borgeren eller mødedeltagerne. Dette kan potentielt føre til bedre møder og en forbedret oplevelse for alle involverede parter. 

ATP har implementeret en løsning til automatisk journalisering af telefonsamtaler med borgere. Deres erfaringer viser, at systemet kan generere referatudkast på få sekunder, hvilket har resulteret i betydelige tidsbesparelser og øget effektivitet for medarbejderne. Medarbejderen kan herefter rette referatet til, inden det gemmes som journalnotat. Ved 70 pct. af samtalerne ligger rettetiden på under 2 minutter. Løsningen er stadig i test, og alle journalnotater gennemlæses og rettes til af en sagsbehandler, inden de godkendes. ATP har retningslinjer for brugen, ligesom ATP’s jurister har udarbejdet en risikovurdering og konsekvensanalyse af løsningen. Løsningen bruger data fra de indkomne borgeropringninger og de genererede journalnotater. Løsningen er sat op i ATP’s Azure-miljø. Data forlader derfor ikke ATP’s servere. 

Roskilde Kommune har testet en AI-løsning til at skrive referater af høringssvar. Selvom løsningen stadig er under udvikling, har den vist potentiale til at spare medarbejderne tid, især ved behandling af omfangsrige og komplekse høringssvar. Løsningen genererer referater på få sekunder, som derefter revideres af medarbejderne. Kommunen rapporterer, at løsningen kan producere referater af høj kvalitet i 75-80% af tilfældene. Løsningen er i test, så alle automatisk genererede referater af høringssvar kvalitetssikres af en medarbejder. Roskilde Kommune har retningslinjer for brugen af generativ kunstig intelligens. Løsningen bruger kun data fra de høringssvar, som den laver referater af. Løsningen er sat op i kommunens Azure-miljø. Data opbevares i EU.