KMD Momentum

• Lancering: 15. november 2024
• Status i denne organisation: I brug fra 2025 (projektet indmeldt til DPO 29.04.2025)
• Pilotfase: Testet i 2022-2024 i mere end 20 kommuner inkl. Roskilde, Vejle, Aarhus, Gladsaxe, Næstved, Sønderborg, Hillerød, Helsingør, Holbæk, Middelfart og Rødovre

Roboref anvender to primære AI-teknologier:

Tale-til-tekst teknologi: Transskriberer automatisk alt tale under mødet

Generativ AI: Bearbejder transskriptionen og genererer strukturerede referater tilpasset mødekonteksten

Systemet kan tilpasse referater ud fra forskellige mødetyper, hvilket betyder at AI'en forstår konteksten og formaterer output forskelligt afhængigt af om det er et internt møde, borgermøde, eller anden mødetype.

Information ikke tilgængelig i de oplyste kilder.

Det fremgår dog, at systemet er udviklet specifikt til den danske forvaltningskontekst i samarbejde med 20+ kommuner, hvilket indikerer at træningsdata sandsynligvis omfatter mødereferater og transskriptioner fra kommunal kontekst.

Identificerede sikkerhedsforanstaltninger:

• Projektet er indmeldt til DPO (Data Protection Officer) pr. 29.04.2025
• Begrænsning: Systemet må ikke anvendes i møder med direkte borgerindlæg før der er etableret passende rammer for databehandling
• KL anbefaler at der laves en konsekvensanalyse inden ibrugtagning af Roboref
• Administrator-funktion der tildeler roller, giver adgang og opretter mødetyper
• Integration til fagsystemer sikrer kontrolleret dataflow

Note: Detaljeret information om tekniske sikkerhedsforanstaltninger, GDPR-compliance og databeskyttelse fremgår ikke fuldt ud af de tilgængelige kilder.

Ja, omfattende pilotprojekt:

Tidsramme: 2022-2024 (startet for to år siden fra 2024)

Deltagende kommuner: Mere end 20 kommuner og organisationer, herunder:

• Roskilde Kommune
• Vejle Kommune
• Aarhus Kommune
• Gladsaxe Kommune
• Næstved Kommune
• Sønderborg Kommune
• Hillerød Kommune
• Helsingør Kommune
• Holbæk Kommune
• Middelfart Kommune
• Rødovre Kommune

Testscenarier:

• Interne møder (afdelingsmøder, sygefraværssamtaler) i Vejle Kommune
• Borgermøder i jobcentre i Roskilde Kommune

Identificerede udfordringer:

Etisk/juridisk: Behov for at afklare rammer for optagelse og behandling af data i møder med direkte borgerindlæg

Praktisk: Dokumentationskrav på tværs af forskellige forvaltningsområder

Udbedring:

• Udvikling af forskellige mødetyper for at tilpasse referater til kontekst
• Integration i fagsystemer for at lette arbejdsgangen
• Krav om konsekvensanalyse før implementering

Resultater:

• Positiv feedback fra medarbejdere
• Medarbejdere oplever mere nærvær i samtaler med borgere
• Roskilde Kommune sparede ca. 5.000 timers administrativt arbejde
• Bedre service overfor borgere da rådgivere kan gå dybere ind i problemstillinger

Primære begrundelser:

Tidsbesparelse: Frigørelse af tid fra tidskrævende mødenotatskrivning og dokumentation

Effektivisering: Automatisering af manuelle skrivearbejder

Kvalitet: Mere strukturerede og konsistente referater

Øget nærvær: Medarbejdere kan være mere tilstede i samtaler med borgere i stedet for at fokusere på notattagning

Bedre service: Mere tid til at gå i dybden med borgernes problemstillinger

Tilgængelighed: Støtte til medarbejdere med f.eks. ordblindhed

Juridisk korrekthed: Sikre nøjagtig dokumentation for god forvaltning, klare beslutninger og effektiv opfølgning

Risikominimering: Minimere risikoen for fejl i journalnotater

Citat fra KL's kontorchef: "Mødedokumentation er vigtig for at understøtte god forvaltning og sikre klare beslutninger og opfølgning, men det er også en tidskrævende opgave stort set alle steder i kommunerne. RoboRef er et fantastisk eksempel på, hvordan AI kan forbedre arbejdsgange og frigøre tid."

Ja, systemet er implementeret bredt:

• I Danmark: Mere end 20 kommuner har været involveret i udvikling og test
• Konkrete implementeringer: Roskilde, Vejle, Aarhus, Gladsaxe, Næstved, Sønderborg m.fl.
• Tilgængelighed: Løsningen er klar til at blive sat i drift i alle interesserede kommuner fra november 2024

Erfaringer:

Positive:

• Roskilde Kommune: Ca. 5.000 timers besparelse på administrativt arbejde
• Medarbejdere oplever mere rum til at være nærværende i samtaler
• God integration i eksisterende arbejdsgange
• Støtter medarbejdere med specielle behov (f.eks. ordblindhed)

Læringspunkter:

• Vigtigt med konsekvensanalyse før ibrugtagning
• Behov for klare retningslinjer om hvornår systemet må og ikke må bruges
• Forskellige mødetyper kræver forskellige referatformater
• DPO-involvering er nødvendig

Interessent-support:

• KL (Kommunernes Landsforening) anbefaler løsningen
• EU har givet udviklingsstøtte
• DigitalLead klyngesamarbejde står bag udviklingen
• Droids Agency er leverandør