DDB 2.0

Systemet blev implementeret i løbet af 2023. I starten af 2023 havde Københavns Kommune omkring 1500 åbne byggesager, og i juni 2023 var dette tal reduceret til 420, primært takket være AI-robotterne.

Udviklingen forløb over en to-årig periode forud for implementeringen, med iterativ udvikling i 14-dages sprints med løbende test og implementering.

Systemet bruger kunstig intelligens og maskinlæring til at:

• Automatisere dokumenthåndtering og registrering
• Genkende og klassificere forskellige typer dokumenter
• Identificere manglende information i ansøgninger
• Sammenligne dokumenter og finde forskelle
• Forstå og udføre administrative processer i byggesagsbehandlingen

AI-robotterne efterligner måden mennesker tænker og handler på ved at have "lært" at forstå dele af det arbejde, der foregår i forvaltningen, og kan derfor løse de mere simple, rutinemæssige opgaver.

Systemerne fungerer autonomt uden behov for pauser og kan arbejde konsekvent uden at glemme eller overse noget.

Kilderne specificerer ikke præcist hvilke data der er brugt til at træne algoritmen, men det kan antages at:

• Historiske byggesagsdata fra Københavns Kommune
• Eksisterende dokumenter og ansøgninger
• Standardprocesser og workflows i byggesagsbehandlingen
• Samarbejde med sagsbehandlere, der har leveret input til automatiseringsbehovene

Der er ikke detaljeret information om specifikke sikkerhedsforanstaltninger i kilderne. Dog fremgår det at:

• Den egentlige faglige sagsbehandling og vurdering foretages fortsat af mennesker
• Robotterne håndterer kun administrative opgaver uden vurderingselementer
• Systemet er udviklet i tæt samarbejde mellem Teknik- og Miljøforvaltningen og Koncern IT
• Der er fokus på kvalitetssikring, da robotterne ikke glemmer eller overser noget

Ja, systemet blev udviklet gennem en iterativ, agil udviklingsproces over to år:

• Udvikling i 14-dages sprints med løbende test og implementering
• Delkomponenter blev løbende taget i brug i stedet for én stor implementering
• Alle interessenter, herunder sagsbehandlere, blev inddraget undervejs
• Nye ideer til automatisering opstod gennem samtaler med sagsbehandlere (f.eks. blev Ændrea født ud af disse samtaler)

Kilderne nævner ikke specifikke etiske, juridiske eller tekniske udfordringer, men fremhæver at den iterative tilgang gjorde det muligt at justere løbende.

Primære begrundelser:

1. Reduktion af sagspukkel: I starten af 2023 havde Københavns Kommune omkring 1500 åbne byggesager
2. Kortere sagsbehandlingstid: Reduceret ventetid for borgere og byggevirksomheder
3. Ressourceoptimering: Frigøre tid fra administrative rutineopgaver til værdiskabende sagsbehandling
4. Højt pres på området: Københavns Kommune har oplevet stigende nybyggeri fra 365.000 m² til 670.000 m² om året de seneste seks år
5. Mange fejl i ansøgninger: Omkring halvdelen af byggeansøgningerne indeholdt fejl, ofte pga. kompliceret nationalt ansøgningssystem
6. Effektivitet: Robotterne arbejder hurtigere, mere konsekvent og behøver ikke pauser

Resultater:

• Reduktion af uafsluttede sager fra ca. 1500 til 420 på seks måneder
• Oprettelse af en sag reduceret fra 45 minutter til 5 minutter
• Kommunen overholder nu servicemålene for nye byggesager

Projektet er udpeget af Digitaliseringsstyrelsen som ét af 11 signaturprojekter om brug af kunstig intelligens i det offentlige.

Der foregår erfaring- og vidensdeling med andre kommuner, som kan blive inspireret til lignende automatisering af standardiserede sagsbehandlingsprocesser.

Erfaringerne fra byggesagsbehandling i Teknik- og Miljøforvaltningen kan potentielt udbredes til:

• Andre sagområder i Københavns Kommune
• Andre kommuner (f.eks. Bornholms Regionskommune har vist interesse)
• Andre ansøgningsprocesser (pas, kørekort, serviceydelser)

Lena Kongsbach (vicedirektør) noterer at der er potentiale for at løsningen kunne hjælpe i andre kommuner, selvom gevinsten kommer lettere i København pga. det store antal sager.