Generativ AI Site Search

Status: I brug fra 2020

Cludo blev implementeret i efteråret 2020 som del af lanceringen af Vejle Kommunes nye intranet. Systemet har været i kontinuerlig drift siden.

Implementeringsforløb:

• Forarbejde startede i 2018
• Involvering af store dele af organisationen
• Lancering efterår 2020

Leverandør: Cludo (dansk AI-virksomhed, København, etableret 2015)
Teknologi: AI-drevet søgeplatform med ChatGPT-integration
Platform: Low-code platform

AI-funktionalitet:

1. Intelligent søgning:

• AI-drevet language models (ChatGPT integreret)
• Forstår kontekst og brugerintention
• Håndterer naturligt sprog
• Synonym-forståelse
• Forstår implicit mening i søgeforespørgsler

2. Maskinlæring:

• Lærer af millioner af søgeforespørgsler
• Tilpasser søgeresultater i realtid baseret på brugeradfærd
• Bliver smartere for hver interaktion
• Kontinuerlig optimering af relevans

3. ChatGPT-integration:

• Første virksomhed til at integrere ChatGPT i enterprise-søgeløsninger
• Personaliserede og kontekstuelle svar
• AI-drevet sammenfatning der scanner og udtrækker nøglepunkter
• Fungerer som personlig assistent

Eksempel på AI-funktionalitet: Når en bruger søger "hvordan ansøger jeg", forstår Cludos AI at de leder efter ansøgningsprocesser, formularer og deadlines - selvom disse ord ikke nævnes direkte i søgningen.

Træningsdata:

Intranet-specifikke data:

• Indhold fra Vejle Kommunes intranet
• Medarbejderprofiler (data fra interne systemer suppleret af medarbejderne selv)
• Dokumenter og vejledninger
• Interne procedurer
• Organisationsdata

Underliggende AI-model:

• ChatGPT's language models
• Cludos generelle træningsdata fra millioner af søgeforespørgsler på tværs af platforme

Datahåndtering:

• Læring fra brugeradfærd og søgemønstre
• Kontinuerlig opdatering baseret på søgeinteraktioner
• Ingen tags anvendes - relevante søgeord skal findes i selve indholdet

Privacy og databeskyttelse:

• Privatlivspolitik på vejle.dk indikerer fokus på databeskyttelse
• Ingen data sælges til tredjepart
• Cookies kun til nødvendige formål og generel adfærdsanalyse
• Ingen marketingcookies anvendes

Tekniske foranstaltninger:

• Enterprise-løsning designet til organisatorisk brug
• Sikker integration med kommunens systemer
• GDPR-compliance (da implementeret efter GDPR's ikrafttræden)

Organisatoriske foranstaltninger:

• Samarbejde med leverandør (Limbo.works) om intranetudvikling
• Sikring af webtilgængelighed gennem hele forløbet
• Erfaringer fra hjemmeside anvendt til at sikre brugervenligt indhold

Bemærk: Kilderne indeholder begrænsede detaljer om specifikke sikkerhedsforanstaltninger for Cludo. Yderligere information bør indhentes fra Vejle Kommune eller leverandøren.

Implementeringsproces:

Forarbejde (2018-2020):

• Omfattende forarbejde over 2 år
• Involvering af store dele af organisationen
• Overvejet åbent intranet, men fravalgt pga. målretning og GDPR

Uddannelse:

• Mere end 80 redaktører uddannet i webformidling
• Kurser i hvordan søgeord findes i indholdet frem for brug af tags

Webtilgængelighed:

• Testet for nye regler om webtilgængelighed
• Erfaringer fra hjemmeside brugt aktivt
• Sikring af let forståeligt og brugervenligt indhold

Tekniske beslutninger:

• Fravalg af tag-system til fordel for indholdsbaseret søgning
• Elasticsearch anvendt til at håndtere forkert stavning og synonymer
• Prioritering af mobil adgang for alle medarbejdere

Identificerede udfordringer og løsninger:

Udfordring: Behov for præcis søgning uden tags
Løsning: Cludo's AI-teknologi som forstår kontekst og synonymer

Udfordring: GDPR og målretning
Løsning: Fravalg af helt åbent intranet, implementering med privacy by design

Udfordring: Mobil tilgængelighed
Løsning: Responsivt design og mobil-optimeret søgning

Primære begrundelser:

1. Forbedret informationstilgængelighed:

• Nemt at finde information på tværs af intranet og medarbejderprofiler
• Samling af forskellige søgefunktioner på ét sted
• Hurtigere adgang til selvbetjeningsløsninger og fagsystemer

2. Bedre brugeroplevelse:

• Intelligent søgning der forstår hvad brugere mener
• Håndtering af naturligt sprog frem for eksakte søgeord
• Reduceret frustration over dårlig søgefunktionalitet

3. Mobilitet:

• Let adgang for medarbejdere i hele kommunen
• Særligt vigtigt for frontpersonale og medarbejdere uden fast kontorplads

4. Målretning:

• Mulighed for at vise relevant indhold baseret på brugerens rolle
• Personalisering af søgeresultater

5. Organisatorisk effektivitet:

• Reduceret tidsspilde på at lede efter information
• Bedre udnyttelse af eksisterende viden og ressourcer
• Support for over 80 intranetredaktører

6. Strategisk modernisering:

• Del af større intranet-modernisering
• Integration med Umbraco CMS
• Fremtidssikret teknologi

Cludo er en etableret dansk AI-virksomhed med mange kunder:

• Grundlagt i 2015 i København
• Revolutionerede website-søgning som første virksomhed til at integrere ChatGPT i enterprise-søgning
• Bruges af mange organisationer i Danmark og internationalt

Andre kommuner:

Horsens Kommune:

• Implementerede intranet med Elasticsearch til søgning (2019/2020)
• Lignende fokus på intelligent søgning
• Samspil mellem intranet og medarbejderprofiler
• Tilretning og prioritering af søgekriterier
• Synonym-håndtering og stavefejlstolerance

Generel trend:

• Mange kommuner moderniserer intranet med AI-drevet søgning
• Fokus på webtilgængelighed i offentlig sektor
• Bevægelse væk fra tag-baseret til indholdsbaseret søgning
• Integration af personsøgning og indholdsøgning

Erfaringer fra andre:

• AI-søgning markant bedre end traditionel keyword-matching
• Vigtigt med løbende opdatering af indhold
• Uddannelse af redaktører afgørende for kvalitet
• Mobil adgang essentiel for medarbejdertilfredshed